Política de privacidad

Quién trata los datos

Numora es un programa para asesorías contables, fiscales y despachos especializados en fiscalidad y aduanas. Hay dos papeles distintos:

• Los datos de las personas que usan Numora (el equipo de la asesoría): Numora es responsable del tratamiento.
• Los datos de los clientes de cada asesoría (empresas, sus personas de contacto, documentos, correos con ellas): el responsable es la asesoría, y Numora los trata por su cuenta como encargado del tratamiento, según el contrato de encargo que se firma con ella.

Qué datos tratamos

• Cuenta: nombre, correo, idioma, asesoría a la que pertenece y su papel en ella. La contraseña se guarda cifrada con una función de un solo sentido; el segundo factor, cifrado.
• Cartera de la asesoría: empresas, sus datos fiscales, sus personas de contacto con puesto, correo y teléfono, notas, tareas, plazos y calendario.
• Documentos que la asesoría sube o archiva (facturas, extractos, nóminas, contratos…), y lo que se extrae de ellos para clasificarlos.
• Correos y calendario de las cuentas de Google o Microsoft que cada persona decide conectar (detalle más abajo).
• Registros técnicos y de auditoría: quién hizo qué y cuándo, para la seguridad y para que la asesoría pueda rendir cuentas.

Para qué

Para prestar el servicio que la asesoría contrata: organizar su cartera, archivar documentos, preparar sus plazos, mostrar su correo y su calendario de trabajo, y proponer clasificaciones que una persona revisa. Numora no vende datos, no hace publicidad con ellos y no los usa para fines ajenos al servicio.

Cuentas de Google y Microsoft

Cada persona decide si conecta su cuenta de Google (Gmail, Google Calendar) o de Microsoft (Outlook, calendario de Microsoft 365). Numora pide solo lo necesario y lo explica antes de conectar:

Lo que se guarda en Numora: los tokens de acceso, cifrados; en la ficha de cada empresa de la cartera, los correos cruzados con ella (asunto, remitente, destinatarios, fecha, extracto y texto, sin adjuntos) si la persona tiene activado «Guardar en las fichas»; los documentos adjuntos que se archivan; y el vínculo con los eventos que la persona lleva a su calendario. El resto del buzón y de la agenda se lee al abrir la pantalla y no se guarda.

Los correos guardados en la ficha de una empresa los ve el equipo de la asesoría que lleva esa empresa. Cada persona puede desactivar ese guardado, quitar correos de la ficha y desconectar su cuenta cuando quiera; al desconectarla, Numora retira el permiso y borra los tokens. También se puede retirar desde la cuenta de Google (myaccount.google.com/permissions) o de Microsoft.

Ninguna persona de Numora lee correos ni documentos de los usuarios, salvo que el usuario lo pida expresamente para resolver una incidencia, por seguridad o por obligación legal.

• Gmail (solo lectura): ver los correos con los clientes de la asesoría, guardar los que son de una empresa en su ficha y archivar sus adjuntos. Numora no envía, no borra ni modifica correos.
• Google Calendar: ver la disponibilidad y los eventos para el calendario de trabajo, y crear o actualizar los eventos que la propia persona decide llevar a su calendario.
• Microsoft (Outlook y calendario): lo mismo que en Google, con los permisos equivalentes de Microsoft Graph.

Inteligencia artificial

Numora usa modelos de IA de terceros para proponer el tipo de un documento, la empresa a la que pertenece y los datos que contiene, y para responder consultas. Son propuestas: una persona las revisa y las aprueba. El contenido de documentos y correos se trata como no confiable y no puede dar órdenes al sistema.

Los datos que proceden de Gmail, Google Calendar o Microsoft nunca se envían a un proveedor de IA que use lo que recibe para entrenar sus modelos. Numora no usa esos datos para entrenar ni mejorar modelos de IA generales.

Uso limitado de los datos de Google

El uso que hace Numora de la información recibida de las API de Google, y su transferencia a cualquier otra aplicación, se ajusta a la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso limitado. En particular: esos datos solo se usan para las funciones visibles descritas aquí; no se transfieren a terceros salvo para prestar esas funciones, por seguridad o por obligación legal; no se usan para publicidad; y ninguna persona de Numora los lee salvo en los casos indicados arriba.

Política de datos de usuario de los servicios de API de Google

Proveedores que intervienen

Numora se apoya en proveedores que actúan como subencargados, con contrato y medidas de seguridad. La lista actualizada se facilita a cada asesoría con el contrato de encargo:

• Alojamiento de la aplicación: Vercel (servidores en la Unión Europea).
• Base de datos y almacenamiento de documentos: Supabase (Unión Europea). La asesoría puede elegir guardar los documentos en su propio servidor.
• Envío de correos de la plataforma (accesos, avisos): Resend.
• Modelos de IA: Anthropic y Google (Gemini), en sus modalidades que no entrenan con los datos para lo que procede de Google o Microsoft.
• Mensajes SMS o WhatsApp al portal de clientes, cuando la asesoría los activa: Twilio.

Cuánto tiempo

Los datos de la asesoría se conservan mientras mantiene su cuenta y, al darla de baja, se devuelven o se eliminan según el contrato de encargo. Los tokens de Google o Microsoft se borran al desconectar la cuenta. Los registros de auditoría se conservan el tiempo necesario para la seguridad y las obligaciones legales.

Seguridad

Cifrado en tránsito y en reposo, tokens y credenciales cifrados, segundo factor obligatorio para la administración, aislamiento entre asesorías en la propia base de datos, control de quién ve cada empresa, registro de auditoría y copias de seguridad.

Tus derechos

Puedes pedir acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad de tus datos escribiendo a la dirección de contacto. Si eres cliente de una asesoría que usa Numora, dirígete primero a ella, que es la responsable de tus datos; Numora la ayudará a atenderte. Si crees que no se han respetado tus derechos, puedes reclamar ante la autoridad de protección de datos (en España, la AEPD; en Portugal, la CNPD).

Cambios

Si cambia algo importante de esta política se avisará en la aplicación antes de que se aplique. La fecha de la última actualización está arriba.